Fem varför – hjälper dig att hitta roten på problemet
Att ständigt lösa samma problem är frustrerande. Med metoden Fem varför, där du upprepat frågar ”Varför?”, hittar du enkelt och effektivt orsaken bakom problemen – och slipper släcka samma bränder gång på gång.
Typ av hack: problemlösning
Tid att genomföra: 5–15 minuter
Fem varför, eller "Five whys", är en enkel men kraftfull metod för att snabbt identifiera den verkliga orsaken bakom ett problem. Genom att ställa frågan “Varför?” upprepade gånger (ofta fem gånger) gräver du dig förbi symptomen och hittar roten till problemet. Metoden beskrevs av Taiichi Ohno vid Toyota Production System, där den blev en hörnsten i Toyotas produktionssystem.
Det här hacket passar perfekt när du:
- Har återkommande problem som aldrig riktigt försvinner.
- Vill undvika att bara “släcka bränder”.
- Behöver en snabb men djupgående analys – ensam eller i team.
Tänk dig att du kommer för sent till jobbet. Du skyller på trafiken. Men varför var det trafik? För att du åkte sent. Varför åkte du sent? För att du försov dig. Varför försov du dig? För att du glömde ställa alarmet. Varför glömde du det? För att du var stressad kvällen innan. Plötsligt inser du att problemet inte är trafiken, det är din kvällsrutin.
💡 Fem varför funkar bäst när du vill förstå återkommande problem, inte enstaka undantag.
⚙️ Så använder du hacket
- Definiera problemet. Beskriv det tydligt och konkret. Exempel: “Kundens beställning levererades för sent.”
- Ställ första “Varför?”. Varför inträffade problemet? Skriv ner svaret.
- Fortsätt med nästa “Varför?”. Använd svaret från föregående fråga som grund för nästa “Varför?”. Upprepa processen.
- Upprepa tills du når roten. Fortsätt tills du identifierar en grundorsak som du kan påverka. Det tar ofta fem “Varför?”, men ibland fler eller färre.
- Vidta åtgärder. När du har identifierat grundorsaken, planera och genomför en lösning som adresserar den.
💡 Exempel
🏢 Försenad rapport
Fråga | Svar |
|---|---|
Varför var rapporten sen? | Den blev inte klar i tid. |
Varför blev den inte klar i tid? | Data från finansavdelningen kom in sent. |
Varför kom datan in sent? | De visste inte att rapporten skulle vara klar idag. |
Varför visste de inte det? | Kommunikationsplanen saknade tydliga deadlines. |
Varför saknade planen deadlines? | Det finns ingen standardprocess för rapportering. |
Rotorsak: Avsaknad av en standardiserad rapporteringsprocess.
💬 Ineffektivt möte
Fråga | Svar |
|---|---|
Varför blev mötet ineffektivt? | Vi hann inte diskutera alla punkter på agendan. |
Varför hann vi inte alla punkter? | Diskussionerna drog ut på tiden. |
Varför drog diskussionerna ut på tiden? | Det saknades tydlig tidsstyrning från mötesledaren. |
Varför saknades tydlig tidsstyrning? | Mötesledaren hade inte förberett tidsgränser. |
Varför hade ledaren inte förberett? | Det finns ingen rutin för att planera möten effektivt. |
Rotorsak: Brist på tydlig rutin för effektiv mötesplanering.
🤖 Hacka med AI
Testa den här prompten för strukturera din "Fem varför"-analys.
Jag har ett problem: [beskriv problemet]. Hjälp mig att genomföra en Fem varför-analys för att hitta rotorsaken. Ge mig inga svar direkt. Ställ ett varför i tur och ordning, låt mig svara innan vi går vidare på nästa varför. Stanna först när vi kommit till grundorsaken.
Exempel:
Jag har ett problem: Vår kundnöjdhet har minskat senaste kvartalet. Hjälp mig att genomföra en Fem varför-analys för att hitta rotorsaken. Ge mig inga svar direkt. Ställ ett varför i tur och ordning, låt mig svara innan vi går vidare på nästa varför. Stanna först när vi kommit till grundorsaken.
🧠 Vad du får ut av hacket
- Snabb identifiering av grundorsaker.
- Färre återkommande problem.
- Bättre beslutsfattande baserat på fakta.
- Förbättrad kommunikation och samarbete i team.
⚠️ Hackbrister
- Risk för att stanna vid ytliga svar om man inte är tillräckligt noggrann.
- Kan bli subjektivt – olika personer kan få olika svar.
- Mindre effektivt för komplexa problem med flera orsaker – då kan verktyg som Ishikawa-diagram vara bättre.
📚 Källor och vidare läsning
- Wikipedia: Five Whys
Vill du ha fler verktyg för att lösa problem snabbt och effektivt? Utforska fler hacks inom kategorin problemlösning på Vardagshacker.