Logga in Prenumerera

Pre-mortem – låt teamet förklara fiaskot innan det händer

Med en pre-mortem hittar teamet planens svagheter i tid för att åtgärda dem. Ledaren ber alla föreställa sig att projektet redan har misslyckats och var för sig skriva ned varför.

Pre-mortem – låt teamet förklara fiaskot innan det händer

Typ av hack: beslutsfattande
Tid att genomföra: 20 till 30 minuter i ett möte
Effekt: Invändningar som annars bara hörs i korridoren kommer fram innan planen är låst

Ett startmöte slutar ofta med att alla nickar. Den som ser en svaghet i planen håller tyst, eftersom ingen vill vara den som sågar ett projekt som chefen tror på. Pre-mortem vänder på läget. Ledaren ber alla föreställa sig att projektet redan har misslyckats och förklara hur det gick till.

Metoden kommer från psykologen Gary Klein, som beskrev den 2007 i Harvard Business Review som den tänkta motsatsen till en obduktion. En obduktion förklarar varför patienten dog. En pre-mortem görs i början av projektet, medan patienten fortfarande går att rädda.

Daniel Kahneman lyfter metoden i kapitel 24 av Tänka, snabbt och långsamt, "The Engine of Capitalism" i originalet, där han beskriver hur optimism får oss att underskatta riskerna. Hans version är ett kort tal som hålls när organisationen nästan har bestämt sig:

"Imagine that we are a year into the future. We implemented the plan as it now exists. The outcome was a disaster. Please take 5 to 10 minutes to write a brief history of that disaster."

Daniel Kahneman beskriver Gary Kleins pre-mortem, Thinking, Fast and Slow, kapitel 24

Fritt översatt: föreställ er att det har gått ett år, att vi genomförde planen som den ser ut i dag och att resultatet blev en katastrof. Ta fem till tio minuter och skriv en kort historik över katastrofen. Enligt Kahneman gör övningen tvivel tillåtna och bryter det grupptänkande som sprider sig när ett beslut verkar fattat.

Inversion är ett syskon till pre-mortem som du gör på egen hand. Där frågar du vad som garanterat skulle få ett beslut att misslyckas och vänder på svaren. Ofta blir det en lista över ditt eget beteende. Pre-mortem slår fast att det redan har gått fel och ber varje deltagare skriva historien om hur just den här planen föll. Orsakerna kan ligga i allt från tekniken till en vd som slutar. Alla skriver tyst och läser sedan upp ett svar i taget. Den formen gör det tryggt att säga emot.

⚙️ Så använder du hacket

  1. Samla dem som kan planen. Välj ett läge när beslutet nästan är fattat, efter att alla fått planen dragen för sig.
  2. Håll det korta talet. Det har gått ett år, ni genomförde planen som den ser ut i dag och den blev ett fiasko. Var bestämd: projektet har misslyckats, frågan är hur.
  3. Låt alla skriva tyst. Fem till tio minuter, en orsak per rad. Be särskilt om det som känns för känsligt att säga på ett vanligt möte.
  4. Läs upp en orsak i taget varvet runt. Ledaren börjar och visar att ärlighet gäller. Allt hamnar på tavlan tills listorna är tomma.
  5. Gör om listan till ändringar. Välj de orsaker som är både troliga och allvarliga. Bestäm vad i planen som ändras och vem som ansvarar.
🐟

Blir listan lång kan du sortera den i ett Ishikawa-diagram, med grenar som människor, metod, teknik och omvärld.

💡 Exempel

På jobbet: Ekonomiavdelningen ska byta affärssystem i mars. Ledaren säger att det har gått ett år och att bytet havererade. Ekonomichefen skriver att leverantörens konsulter försvann dagen efter driftstarten. En nyanställd skriver att bokslutet krockade med utbildningen i det nya systemet. Den andra orsaken fanns i ingen riskanalys och löstes med ett flyttat datum.

Privat: Familjen ska renovera badrummet i sommar. Vid köksbordet låtsas de att det har gått ett år och att renoveringen blev ett fiasko. Alla skriver varsin lapp, även tonåringen. Två lappar säger samma sak: sex veckor utan dusch. Planen fick två tillägg, ett gymkort och tre veckors marginal.

🤖 Hacka med AI

Jag står inför det här beslutet: [beskriv beslutet och planen].

Gör en pre-mortem. Det har gått ett år, planen genomfördes som den ser ut i dag och resultatet blev ett fiasko.

1. Skriv fem korta berättelser om hur det gick till, var och en ur ett eget perspektiv: [lista rollerna, till exempel projektledaren, kunden, ekonomen, användaren och en skeptiker].
2. Ta med både misstag vi själva gör och orsaker utanför vår kontroll, som omvärld, leverantörer och personalbyten.
3. Rangordna orsakerna efter hur troliga och hur allvarliga de är.
4. Föreslå en konkret ändring i planen för de tre viktigaste.

🧠 Vad du får ut av hacket

  • Invändningar som annars bara sägs efter mötet kommer fram och hinner påverka planen
  • En lista med konkreta risker i stället för en allmän oro
  • Ett team som vet vilka varningstecken det ska hålla utkik efter
  • Lägre övertro på planen innan ni bundit er

⚡️ Effekt

Klein skrev i Harvard Business Review att förmågan att korrekt identifiera orsaker ökar med 30 procent när man föreställer sig att en händelse redan har inträffat. Han hänvisade till en studie av Deborah Mitchell, Jay Russo och Nancy Pennington i Journal of Behavioral Decision Making 1989. Studiens sammanfattning beskriver att förklaringarna blev längre och oftare berättades som konkreta händelseförlopp när utfallet angavs som säkert, medan det spelade liten roll om händelsen låg i framtiden eller i det förflutna. Kraften sitter alltså i att misslyckandet är ett faktum. Någon procentsiffra eller något mått på hur många orsaker deltagarna hittade nämns inte i sammanfattningen. Beth Veinott, Gary Klein och Sterling Wiggins beskriver i en studie från 2010 effekten som ungefär 30 procent fler orsaker.

I samma studie bedömde 178 studenter en fiktiv plan för att stänga campus under ett influensautbrott. De som fick anta att planen misslyckats sänkte sin tilltro till den nästan dubbelt så mycket som de som listade för- och nackdelar. I en studie av David Gallop, Chris Willy och John Bischoff från 2016 pekade projektlag som gjorde en pre-mortem ut risker som höll högre kvalitet, föreslog fler bra ändringar i planen och hittade fler svårförutsägbara katastrofrisker än lag som spånade fritt.

⚠️ Hackbrister

  • Forskningen är tunn. Klein är själv medförfattare till studien av Veinott, Klein och Wiggins från 2010. Där bedömde studenterna en färdig plan som de aldrig skulle genomföra. Den begränsningen lyfter forskarna själva.
  • Studierna mäter tilltro och upptäckta risker. Om projekten sedan gick bättre har ingen av dem undersökt.
  • Gruppformatet vilar på Kleins och Kahnemans erfarenhet. I ett mindre försök vid Michigan Technological University syntes ingen skillnad i tilltro mellan dem som gjorde övningen ensamma och i grupp.
  • Metoden fungerar sämst där ledaren straffar dåliga nyheter, eftersom den som läser upp sin lapp fortfarande syns.
  • En språkmodell känner varken er organisation eller era människor. Använd AI-prompten som komplement till mötet.

🧪 Testa nu!

👉 Boka 20 minuter i slutet av nästa planeringsmöte och håll det korta talet
👉 Fler hacks inom beslutsfattande

📚 Källor och vidare läsning

Vidare härifrån

Hacks Metodbiblioteket. Korta, konkreta grepp för vardagen. Bläddra bland hacks Artiklar Längre texter om fokus, vanor och beslut. Läs artiklarna Böcker Sammanfattningar med kopplingar till hacks du kan använda. Se boksammanfattningarna Nyhetsbrev Ett nytt hack varannan vecka, direkt i inkorgen. Bli prenumerant