Utifrånperspektivet – planera efter hur liknande projekt gick

Typ av hack: tidshantering
Tid att genomföra: 15 till 30 minuter per tidsplan
Effekt: Tidsplaner som utgår från hur liknande projekt faktiskt gick och därför oftare håller

I början av 1970-talet samlade psykologen Daniel Kahneman en grupp i Israel för att skriva en lärobok i omdöme och beslutsfattande för gymnasiet. Gruppen träffades varje fredagseftermiddag i ungefär ett år, skrev ett par kapitel och höll några provlektioner. En dag bad Kahneman alla att var för sig skriva ned hur lång tid det skulle ta innan ett färdigt utkast kunde lämnas till det israeliska utbildningsdepartementet. Svaren låg mellan 1,5 och 2,5 år, de flesta kring två.

Sedan vände han sig till en av gruppens medlemmar, Seymour Fox, som då var dekanus för Hebreiska universitetets School of Education och expert på läroplaner. Hur lång tid hade andra grupper behövt, räknat från samma läge? Ungefär fyra av tio hade aldrig blivit klara. Av resten kunde Fox inte komma på någon som behövt mindre än sju år eller mer än tio. Kahneman frågade också hur den egna gruppen stod sig mot de andra. Strax under genomsnittet, svarade Fox, men inte mycket.

Gruppen fortsatte ändå. Boken blev klar åtta år senare och användes aldrig. Kahneman berättar historien i kapitel 23 av Tänka, snabbt och långsamt, ett kapitel som i originalet heter The Outside View. Vid ett seminarium hos Edge 2007 satte han fingret på felet: allt Fox behövde veta fanns redan i hans huvud, men han sa ändå två år.

Kahneman och hans forskarkollega Amos Tversky gav felet namnet planeringsfelet i en forskningsrapport om intuitiva prognoser 1977, som publicerades som artikel 1979. Planeringsfelet innebär att vi underskattar tid och kostnad trots att vi vet hur det brukar gå.

När vi planerar tittar vi på vårt eget projekt, på stegen och hindren vi kan se. Kahneman kallar det inifrånperspektivet. Utifrånperspektivet ställer i stället frågan Kahneman ställde till Fox om hur det gick för andra som stod där du står nu. Sedan placerar du ditt projekt bland dem.

⚙️ Så använder du hacket

Den danske planeringsforskaren Bent Flyvbjerg har gjort metoden praktisk under namnet referensklassprognos. I Project Management Journal 2006 beskriver han den i tre steg: hitta en klass av jämförbara projekt, ta fram fördelningen av deras utfall och placera ditt projekt i den fördelningen. Stegen nedan följer hans, med två tillägg för vardagsbruk.

1. Skriv ned din egen gissning först. Den behövs att jämföra med och visar hur stort avståndet blir.
2. Hitta referensklassen. Beskriv projektet som ett exempel på något: badrumsrenoveringar, kvartalsrapporter eller uppsatser på 40 sidor. Flyvbjerg vill ha en klass som är bred nog att ge underlag och smal nog att verkligen gå att jämföra.
3. Ta fram utfallen skriftligt. Kalendern, mejlen, kvittona och tidrapporten från förra gången. Ställ dessutom Kahnemans fråga till två eller tre personer som gjort samma sak: hur lång tid tog det från det läge där jag står nu?
4. Gör det typiska utfallet till din grundprognos. Mittvärdet i klassen, aldrig det bästa fallet. Det är din prognos innan du vet något särskilt om just ditt projekt.
5. Justera bara för det som verkligen skiljer och skriv ned skälet. "Kravlistan är redan klar" är ett skäl. "Den här gången blir det annorlunda" är inifrånperspektivet som talar igen.

💡 Exempel

På jobbet: Chefen frågar när utvärderingen av det nya affärssystemet kan vara klar. Magkänslan säger fyra veckor. De två senaste utvärderingarna tog sju och nio veckor enligt kalendern och en kollega på ett annat bolag säger åtta. Grundprognosen blir åtta veckor. Kravlistan är redan skriven den här gången. Därför svarar du sju och skriver skälet i mejlet.

Privat: Hantverkaren säger att badrummet tar tre veckor. Tre grannar i samma radhuslänga har renoverat sina badrum. Två av dem stod utan badrum i sex veckor, den tredje i tio eftersom det fanns fukt bakom kaklet. Du planerar för sex veckor och ordnar dusch hos svärföräldrarna.

🤖 Hacka med AI

Jag ska [beskriv projektet] och min egen gissning är att det tar [tid].

Hjälp mig ta ett utifrånperspektiv enligt Kahneman och Flyvbjerg:
1. Föreslå två eller tre möjliga referensklasser, från bred till smal. Säg vilken som är mest jämförbar med mitt projekt.
2. Lista var jag kan hitta verkliga utfall för klassen: egna anteckningar, personer att fråga och offentlig statistik.
3. Formulera tre frågor jag kan ställa till någon som gjort samma sak.
4. När jag gett dig utfallen: räkna fram en grundprognos och pröva varje justering jag vill göra. Säg till när en justering bara är förhoppning.

Hitta inte på siffror. Saknar du data, säg det.

🧠 Vad du får ut av hacket

• Löften om datum som oftare håller
• Ett sakligt svar när någon pressar tidsplanen: så här lång tid brukar det ta
• Tidigt besked om ett projekt alls är värt att börja, det Kahnemans grupp hade behövt
• En egen referensklass som växer för varje projekt du skriver ned utfallet av

⚡️ Effekt

Planeringsfelet syns tydligt i vardagliga uppgifter. Psykologerna Roger Buehler, Dale Griffin och Michael Ross bad 37 psykologistudenter vid University of Waterloo uppskatta när de skulle lämna in sin examensuppsats, i en studie publicerad i Journal of Personality and Social Psychology 1994. Studenterna gissade i snitt på 33,9 dagar och behövde 55,5. Färre än en av tre blev klara när de trodde. Även deras gissning på värsta tänkbara fall, i snitt 48,6 dagar, blev för kort.

De som blivit sena förklarade förseningen med yttre, tillfälliga och specifika orsaker. Därför jämför vi sällan självmant med hur liknande uppgifter gick. I en senare studie i samma artikel fick deltagarna först koppla hur det gått med liknande uppgifter till den nya. Då försvann den systematiska optimismen och andelen som blev klara i tid steg till 60 procent, mot 29 procent i kontrollgruppen.

Utifrånperspektivet har också nått stora infrastrukturprojekt. Brittiska transportdepartementet och finansdepartementet beslutade 2004 att använda metoden och lät Flyvbjerg ta fram budgetpåslag ur referensklasser av tidigare projekt. Första praktiska användningen kom hösten 2004, på en spårvagnslinje i Edinburgh, enligt Flyvbjergs genomgång.

⚠️ Hackbrister

• Skevheten försvinner men osäkerheten finns kvar. I Buehlers försök blev uppskattningarna rätt i snitt, men inte träffsäkrare för den enskilde. Använd referensklassen som ett spann, inte som ett löfte på dagen.
• Minnet utmanar optimismen som förklaring. Forskarna Michael Roy, Nicholas Christenfeld och Craig McKenzie menar i Psychological Bulletin 2005 att vi underskattar framtida tidsåtgång för att vi underskattar hur lång tid tidigare uppgifter tog, en förklaring de ställer mot optimismförklaringen. Därför kalendern före minnet.
• Helt nya saker saknar en tydlig klass. Välj då en bredare klass och räkna med ett bredare spann.
• Flyvbjergs förklaringar är omstridda. Forskarna Peter Love och Dominic Ahiaga-Dagbui kritiserar i Transportation Research Part A 2018 Flyvbjergs och hans kollegors förklaring att kostnadsunderskattning beror på optimism och strategisk förvrängning.
• Anekdoten är en minnesbild. Kahneman sa vid Edge-seminariet att han berättat historien så många gånger att han inte visste om han mindes berättelsen eller händelsen. Förbehållet gällde en detalj i berättelsen. Fox svar att gruppen låg under genomsnittet var han säker på.

🧪 Testa nu!

👉 Ta nästa sak du ska lova ett datum för, skriv din gissning och leta sedan upp förra gången du gjorde något liknande i kalendern
👉 Fler hacks inom tidshantering

📚 Källor och vidare läsning

• Daniel Kahneman, Tänka, snabbt och långsamt, översättning Pär Svensson, Volante 2012, kapitel 23. I originalet Thinking, Fast and Slow, Farrar, Straus and Giroux 2011, där kapitlet heter The Outside View. Libris
• Daniel Kahneman, Edge Master Class 2007: A Short Course in Thinking About Thinking, session ett. Kahnemans muntliga återgivning av läroboksprojektet. Citatet om Fox i original: "There was no contact between something he knew and something he said."
• Daniel Kahneman och Amos Tversky, "Intuitive prediction: Biases and corrective procedures", TIMS Studies in Management Science 12, 1979, s. 313–327. Artikelversionen av forskningsrapporten från 1977, där planeringsfelet får sitt namn.
• Bent Flyvbjerg, "From Nobel Prize to Project Management: Getting Risks Right", Project Management Journal 37(3), 2006, s. 5–15. Fritt tillgänglig på arXiv.
• Roger Buehler, Dale Griffin och Michael Ross, "Exploring the 'planning fallacy': Why people underestimate their task completion times", Journal of Personality and Social Psychology 67(3), 1994, s. 366–381.
• Michael Roy, Nicholas Christenfeld och Craig McKenzie, "Underestimating the duration of future events: Memory incorrectly used or memory bias?", Psychological Bulletin 131(5), 2005, s. 738–756.
• Peter Love och Dominic Ahiaga-Dagbui, "Debunking fake news in a post-truth era: The plausible untruths of cost underestimation in transport infrastructure projects", Transportation Research Part A 113, 2018, s. 357–368.
• Boksammanfattning på Vardagshacker: Tänka snabbt och långsamt.
• Relaterade hacks: Parkinsons lag, Timeboxing och UNIX-metoden, som delar upp uppgiften i mindre delar. Från samma bok: Pre-mortem, som ber dig föreställa dig att projektet redan misslyckats och förklara varför.